Strengere Steuerregeln 2025: Was sich bei Geschäftsessen und Bewirtungskosten ändert
Anton Wolf
Strengere Steuerregeln 2025: Was sich bei Geschäftsessen und Bewirtungskosten ändert
Neue Steuerregeln in Deutschland verschärfen Anforderungen für Geschäftsessen und Bewirtungskosten
Ab 2025 gelten in Deutschland strengere Vorschriften für den Abzug von Geschäftsessen und Bewirtungskosten. Besonders bei digitalen Belegen und Rechnungen wurden die Dokumentationspflichten verschärft. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Aufzeichnungen den aktualisierten Anforderungen an elektronische Prüfung und Speicherung entsprechen, um steuerlich absetzbar zu sein.
Nach den überarbeiteten Richtlinien werden für Geschäftsessen nur noch maschinell erstellte, elektronisch erfasste und fälschungssichere Belege anerkannt. Quittungen aus elektronischen Kassen mit Transaktionsnummern, Seriennummern oder Angaben zum Sicherheitsmodul erfüllen diese Bedingung automatisch. Fällt ein technisches Sicherheitsgerät (TSE) aus, können die Kosten dennoch abgesetzt werden – allerdings nur, wenn der Defekt deutlich auf dem Beleg vermerkt ist.
Für alle Bewirtungs- und Verpflegungskosten müssen Unternehmen schriftlich den Anlass, den Ort, das Datum, die Teilnehmer sowie den Rahmen dokumentieren. Bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) sind der vollständige Name und die Adresse des Leistungsgebers, das Rechnungsdatum, die Leistungsbeschreibung und der Preis Pflicht. Bei höheren Rechnungen (über 250 Euro) werden zusätzlich die Steuernummer, die eindeutige Identifikationsnummer und der Name des Gastgebers verlangt.
Steuerpflichtige können auch interne elektronische Belege erstellen, sofern sie den Erstellungszeitpunkt festhalten, eine digitale Signatur oder Freigabe hinzufügen und das Dokument sicher speichern. Die Regeln bestätigen zwar die Gültigkeit digitaler Belege, doch selbst erstellte Aufzeichnungen müssen elektronisch autorisiert werden. Gleichzeitig bleiben nur noch 70 Prozent der Bewirtungskosten steuerlich absetzbar.
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Die Änderungen ergeben sich aus den erweiterten E-Rechnungs-Pflichten ab 2025, die das Bundesfinanzministerium (BMF) in Leitlinien von Oktober 2024 und 2025 präzisiert hat. Zwar zielen die Neuerungen primär auf die B2B-Rechnungsstellung im Rahmen der EU-Initiative ViDA ab, doch wirken sie sich indirekt auch auf die Dokumentation von Bewirtungs- und Verpflegungskosten aus.
Die aktualisierten Vorschriften verlangen von Unternehmen eine höhere Sorgfalt bei der Führung präziser und nachprüfbarer Aufzeichnungen. Wer die Standards für elektronische Belege oder Dokumentation nicht einhält, riskiert den Verlust des Steuerabzugs. Firmen sollten ihre Ausgabenverfolgungssysteme überprüfen, um die vollständige Einhaltung der neuen Anforderungen zu gewährleisten.
